Mempersiapkan data import

Saya akan mencoba berbagi bagaimana cara memisahkan data Tempat tgl lahir yang biasanya jadi satu. Memang sangat mungkin data yang dimiliki setiap sekolah berbeda. Tapi, strateginya pada intinya sama, yaitu:

• Mendapatkan tempat lahir dalam 1 cell saja, dan
• Mendapatkan tanggal dengan format mm/dd/yyyy

Anda bisa mencoba langkah-langkah berikut sebagai panduan, apabila masih mampet, silahkan hubungi saya lewat media apapun. Selamat mencoba.

1. PAstikan Regional Setting yang digunakan adalah English (United States). Cek di Control Panel – Regional and language options (Bisa dilihat pada image file: c-panel.gif)
2. Buka data mentah di Excel.(raw.gif)
3. Sasaran pertama adalah membuat data dua lajur menjadi 1 lajur. Yang diolah adalah nomor urut di sebelah kiri nama.
4. Karena jumlah total Guru dan Kepsek adalah 60, maka:
1. Baris kedua dari daftar pertama diberi fungsi =A10+60 (first_row.gif)
2. Kemudian dibawahnya (angka 2), kita ganti dengan fungsi =A10+1 sehingga tampilan akhir seperti gambar di bawah (first_col.gif)
3. Blok 2 fungsi tadi (angka 1 tidak ikut di blok), kemudian autofill hingga akhir daftar (autofill.gif)
4. Masih dengan kondisi di-blok, tekan Ctrl-C
5. Klik kanan di daerah yang di blok, Paste Special-Value (num_paste.gif)
6. Klik di sembarang angka di kolom A, kemudian klik icon Sort. Apabila masih gagal, coba dengan menu Data – Sort, urutkan Ascending pada kolom A (nomor Urut). Hasilnya seperti berikut (hasil_num.gif)
7. Blok mulai data lajur kedua pertama hingga terakhir.
8. Ctrl – X (num_cut.gif)
9. Klik di kolom kosong pertama di sebelah kanan sebaris dengan data pertama, ENTER atau Ctrl – V (move_2nd.gif)
5. Berikutnya adalah memisahkan Tempat lahir
1. Dikolom sebelah Tempat, Tgl lahir, ketik fungsi =LEFT(T10,FIND(",",T10)-1)
   (place_form.gif)
   Maksud dari fungsi diatas adalah mengambil semua teks sebelum karakter koma karena pemisahan tempat dan tanggal lahir menggunakan karakter koma.
   Fungsi LEFT digunakan untuk mengambil sejumlah karakter dari kiri, fungsi FIND digunakan untuk mencari string pada suatu teks,contohnya FIND(",",T10) adalah untuk menemukan posisi string koma (",") pada teks tempat tanggal lahir pada cell T10,karena kita hanya akan mengambil String Bandung dari Bandung, 9 September 1971 maka setelah menemukan string "," pada posisi ke 8 harus kita kurangi 1. sehingga gabungan rumusnya menjadi
   =LEFT(T10,FIND(",",T10)-1)
   
2. Auto fill hingga ke bawah
6. Berikutnya memisahkan tanggal (cara lambat, 4 fungsi, tapi mudah) dengan format mm/dd/yyyy
1. Di kolom berikutnya, ketik fungsi =MID(T10,FIND(",",T10)+2,2)
   (date_form.gif)
   Maksud dari fungsi diatas adalah mengambil tanggal saja karena tempat dan tanggal dipisahkan oleh koma kemudian spasi, maka kita perlu menambahkan angka 2 setelah fungsi FIND. Sedangkan untuk angka 2 terakhir karena tanggalnya diketik dalam format dd, jadi kita mengambil 2 karakter
2. Auto fill hingga ke bawah
3. Kolom berikutnya, ketik fungsi =MID(T10,FIND("-",T10)+2,2)
   (month_form.gif)
   Maksud dari fungsi diatas adalah mengambil bulan saja karena tempat dan tanggal dipisahkan oleh minus kemudian spasi, maka kita perlu menambahkan angka 2 setelah fungsi FIND. Sedangkan untuk angka 2 terakhir karena tanggalnya diketik dalam format dd, jadi kita mengambil 2 karakter.
4. Auto fill hingga ke bawah
5. Kolom berikutnya =RIGHT(S10,4) untuk mengambil tahun.(year_form.gif)
6. Autofill ke bawah
7. Pada kolom berikutnya (insert column bila perlu) ketik fungsi =DATE(X10,W10,V10)
   (date_form.gif)
   Jadi deh J. Autofill ke bawah, Cek semua data.
7. Cara memisahkan tanggal (cara cepat, Cuma 1 fungsi tur mbingungi), dengan format mm/dd/yyyy
1. Setelah langkah no 5, simpan dan tutup Excel.
2. Ubah Regional Setting ke Indonesia
3. Buka Excel lagi,di kolom sebelah kanan Tempat lahir ketik fungsi =RIGHT(T10;14)
   Fungsi tersebut untuk mengambil tanggal saja (alt_date.gif)
4. Auto fill ke bawah
5. Dengan kondisi masih di blok, Ctrl-C
6. Klik kanan, Paste Special – Values (alt_date_val.gif)
7. Masih dengan kondisi di blok, tekan Ctrl – H
8. Pada Find what, ketik - (spasi minus spasi) karena tgl, bln, dan tahun dipisah dengan spasi dan minus.
9. Pada Replace with, ketik / (slash atawa garis miring)
10. Klik Replace All, OK (replace_date.gif)
11. Cek semua data, sapa tau ada yang meleset. Kondisi sekarang adalah Anda mendapatkan tanggal dengan format Indonesia.
12. Simpan dan tutup Excel
13. Ubah Regional Setting kembali ke English (United States)
14. Buka dokumen Anda kembali, niscaya Anda telah mendapatkan tanggal dengan format mm/dd/yyyy

Kumpulan file image nya bisa di download


Next time, import beneren