PAS Mission 1: Data Pegawai

Banyak orang bilang kalo ide hebat kadang muncul saat kita bertapa di kamar mandi. Saya ndak bilang ide saya hebat, tapi ide ini memang keluar pas saya di kamar mandi. Hehehe…

Oke, apa idenya, saya akan coba memulai membangun PAS dari awal, tapi perlu diingat, bahwa semua yang saya jabarkan disini adalah pokok-pokok atawa topic-topik krusial saja yang memang perlu perhatian khusus (sekali lagi, topic krusial dan perlu perhatian khusus). Topik yang tidak dibahas disini BUKAN BERARTI BOLEH DILEWATI, tetap harus dilaksanakan seperti biasanya.

Screenshot ada disini:

Target saya, kalau Bapak/Ibu ikuti post saya mulai yang ini Insya Allah lancer dunia akhirat nikmat tiada tara. Oke, here we go.

Tujuan:

• Melengkapi/memunculkan data pegawai

Syarat:

• Data Dasar Pegawai (modul 3.1.1 dan 3.1.2) sudah diisi atau diimpor (cek topic Import data ke PAS)
• Regional Setting ke English (United States)

Masalah:

• Setelah diimpor atau dientri data dasar nya, daftar Guru tidak muncul di Daftar Guru dan pegawai (modul 3.3.1 dan 3.3.3)

Sebab Masalah:

• Datanya kurang, Bapak/Ibu harus isikan minimal Riwayat Pangkat dan Riwayat Jabatan di modul Data Awal Guru dan Pegawai (modul 3.1.1 dan 3.1.2)

Solusi Dasar: Ya entri satu-satu atau one by one atawa siji siji

Solusi Cepat?.....IMPORT! Caranya….(eng…ing…eng…)

1. Buka file 04_Riwayat_Pangkat dan data_pegawai sekolah Bapak/Ibu (selanjutnya saya sebut data_pegawai.xls)
2. Kolom pertama ada kolom nip smallint, AWAS! Yang dimasukkan disitu BUKAN NIP YANG 130…, tetapi harus diambil dari table pas yaitu t_pegawai.
1. Buka Sheet 2 di 04_Riwayat_Pangkat (sheet2.gif)
2. Import kolom nip dan nama dari t_pegawai (cek Extract data dari PAS) (nip_name.gif)
3. Hasilnya seperti ini (nip_name_extracted.gif)
4. Copy kolom NIP (angkanya saja) Sheet2 ke kolom nip di Sheet1 (moving_nip.gif)
5. Supaya Anda ndak bingung, sisipkan 1 kolom sebelah kanan kolom nip. (klik kanan huruf B, kemudian klik Insert (insert_column.gif)) Kemudian copy paste kolom NM_PEGAWAI dari Sheet2 ke kolom B di Sheet1 (moving_name.gif)
3. Berikutnya no_urut, apakah ini? Nomor urut ini adalah nomor urut SK kenaikan pangkat yang didapat.
   Contoh: Dra. YAYU YULIATI mempunyai pangkat/gol IV/A. Ketika beliau diangkat dulu, berpangkat (misal) III/A, maka no_urut beliau adalah
• No_urut 1 berisi data SK Pengangkatan PNS (III/A)
• No_urut 2 SK Naik Pangkat (III/B)
• No_urut 3 SK Naik Pangkat (III/c)
• No_urut 4 SK Naik Pangkat (III/d)
• No_urut 5 SK Naik Pangkat (IV/A) (mohon maaf kalo urutannya salah, karena saya bukan PNS, jadi ndak tau)
1. Sehingga nip 1 (Dra. YAYU YULIATI) berulang 5 kali dengan no_urut 1 – 5,caranya:
• Blok 4 baris dibawah nip 1
• Klik kanan, pilih Insert (insert_rows.gif)
• Copy isi baris 1 kebawah.
• Ulangi untuk setiap pegawai sesuai dengan keadaan, 5 guru pertama,sebagai contoh akan tampil seperti gambar (no_urut.gif). Beberapa sekolah hanya memasukkan SK Pangkat terakhir sehingga no_urut nya 1 semua (no_urut_alt.gif). Tinggal pilih, pingin lengkap atau pingin gak repot ^_^.
4. Kd_status_pegawai isikan ‘1 untuk PNS dan ‘2 untuk Non-PNS (tau cara cepatnya kan?^_^)
5. Kd_pangkat isikan sesuai dengan pangkatnya, ingat, karena tipe data char, tambahkan tanda petik satu (‘ apostrophe) didepan angkan, contoh: ’31 untuk pangkat III/A dan ’91 untuk semua NON-PNS
6. No_sk juga diisi seperti apa adanya, tidak ada masalah disini (berhubung saya ndak ada datanya, pake jurus Ngawuriyah ajah,dilarang meniru)
7. Tanggal_sk diisi dengan format mm/dd/yyyy
8. Tmt_sk diisi dengan format mm/dd/yyyy (kalo lupa, coba cek di topic Import data ke PAS)
9. Hapus header judulnya pada baris 1 dan 2 (remove_header.gif)
10. Hapus kolom nama (atawa kolom B) (remove_name.gif)
11. Hasil akhir kurang lebih seperti ini (final.gif)
12. Tekan F12, Simpan di tempat lain untuk backup
13. Tekan F12, Simpan lagi dengan type CSV(MS-DOS) (csv_save.gif)
14. Tutup Excel, jawab semua petanyaan dengan Yes atau OK
15. Buka PAS-IMPORT (pas_import.gif)
16. Masukkan Username dan Password
17. Klik tombol sebelah kanan File
18. Kemudian cari file 04_Riwayat_pangkat di My Documents (file_csv.gif)
19. Next, klik tombol Import to… sebelah kanan atas
20. Kita pilih table yang sesuai, untuk saat ini klik 05 Kepegawaian lalu pilih 04 Riwayat Pangkat
21. Klik Import (importing.gif)
22. Kalo sukses, muncul jendela Data selesai di import… (import_finish.gif) klik Keluar
23. Ulangi untuk 05 Riwayat Jabatan
24. Kalo sudah semua, cek (modul 3.3.1 dan 3.3.3) untuk lihat hasilnya (hasil.gif)

Apa yang harus disiapkan sebelum BINTEK-PAS?

 
Hari ini, saya ditelepon SMA Negeri 1 Kebumen. Beliau minta saya memberi BINTEK-PAS disana. Bagusnya, seperti biasa pertanyaan yang saya nanti selalu berulang setiap kali Bintek akan dimulai. Terus terang saja, ketidak siapan sekolah akan data sangat mempengaruhi kelancaran BINTEK.
Nah, supaya lancer maka silahkan dicek daftar berikut sebelum sekolah Anda didatangi/mendatangkan personal untuk BINTEK. Segala data ini wajib ada kecuali kalau dibilang optional (disediakan bila ada).

Data yang dibutuhkan saat BINTEK

1. Kalender Akademik
   
2. Jadwal Pelajaran
   
3. Daftar Asal SMP pendaftar dari luar kab/kota (luar propinsi dan luar negeri juga termasuk, disiapkan hanya bila ada siswa yang berasal dari luar kab/kota)
   
4. Daftar Asal SMA siswa pindahan dari luar kab/kota (optional)
   
5. Kurikulum MULOK (optional)
   
6. Sanksi pelanggaran siswa(optional)
   
7. Data ruangan sekolah (termasuk luas dan kapasitas)
   
8. Data identitas Sekolah (awal berdiri, kegiatan, dan saldo awal)
   
9. Jenis Pembayaran Siswa (misalnya SPP, Iuran Internet,dll)
   
10. Data profil Kepsek, Guru, dan Pegawai (plus foto format JPG yang sudah diberi nama file sesuai dengan NIP, misalnya 131001009.jpg)
    
11. Riwayat pangkat dan jabatan Kepsek, Guru, dan Pegawai (termasuk Tgl, no SK, TMT, dan sejenisnya, biasanya sudah dalam bentuk file Excel)
    
12. SK sekolah
    
13. Data lengkap SISWA (minimal 1 angkatan, termasuk NEM SMP bila ada)
    
14. Daftar Absensi dan wali kelas
    
15. Nilai Semester terakhir
    
16. Mata Anggaran Keuangan sekolah (optional)
    
17. Pengeluaran dan Pemasukan sekolah (optional)
    

Data yang dibutuhkan PAS tetapi harus ditambahkan setelah BINTEK

1. Properti tanah sekolah
   
2. Perlengkapan/Inventaris sekolah (computer, mesin ketik, dsj)
   
3. Data pemakaian/rekening listrik
   
4. Jumlah buku
   
5. Alat-alat pendukung pengajaran
   
6. Data penataran yang pernah diikuti Guru/Pegawai(optional)
   
7. Data keluarga Kepsek, Guru, dan Pegawai
   
8. Data riwayat Pendidikan Kepsek, Guru, dan Pegawai
   
9. Data penataran Kepsek, Guru, dan Pegawai (optional)
   
10. Riwayat Mengajar Kepsek dan Guru (mengajar pelajaran apa dan mulai tahun berapa)
    
11. Data kebutuhan Guru
    

Mungkin ada yang kurang yah? Tetapi kalau untuk saya ya itulah daftar data yang mesti ada. Kalo data-data tersebut ada, pasti Nikmat tiada tara, karena pembangunan data PAS, bisa wez, wez, wez
Selamat ber BINTEK

Import data ke PAS

Setelah mengalahkan penyakit malas yang luar biasa, akhirnya materi yang berikutnya bisa kelar. Oke, kali ini akan saya coba untuk menyajikan bagaimana cara import yang baik dan benar. Sekedar sharing, dulu ketika yang pakai PAS Cuma 2 orang (saya n P. Sukari, SMA Muhammadiyah 1 Gresik) Import menjadi sesuatu yang sacral, swusah bwanget, tapi Alhamdulillah seiring perjalanan waktu Import jadi enteng, gak lagi eksklusif. Kalo dulu aneh kalo sukses (saya sempet lompat2 di tengah keheningan malam ketika bisa ‘ngakali’ import), sekarang malah aneh kalo gagal import karena kalo emang dah bener jalannya Insya Allah sukses.

Seperti biasa, file kumpulan screenshot bisa didownload dari link di bawah.

Here we go…

Persiapan:

• Data pegawai mentah dari Excel, yang sudah dipisah per field (kalau ndak tau maksud saya, coba cek topic “Persiapan Data”), selanjutnya saya sebut ini data_pegawai.xls. Data ini harus meliputi semua guru, kepala sekolah, TU dan jajarannya, termasuk pegawai teknis)
• Pastikan Regional Setting yang digunakan adalah English (United States). Cek di Control Panel – Regional and Language options (Bisa dilihat pada image file: c-panel.gif)
• Kopi susu, yang gak terlalu manis (sori…just kidding J)

Lets start the game

1. File panduan import (template) bisa ditemukan di folder \DEPDIKNAS\Paket Aplikasi Sekolah - SMA\Import sesuai dengan folder instalasi PAS
2. Silahkan buka file 01_Biodata_pegawai.xls yang ada di folder \DEPDIKNAS\Paket Aplikasi Sekolah - SMA\Import \05_Kepegawaian
3. Kolom yang berwarna merah artinya TIDAK BOLEH KOSONG
4. Pertama, nomor_induk diisi dari NIP pada data_pegawai, silahkan copy dari sana kemudian paste di kolom nomor_induk. Kolom ini TIDAK BOLEH KOSONG jadi biarpun yang bersangkutan bukan PNS, maka silahkan diberi nomor induk honorer/pegawai tidak tetap. Misalnya ‘001001001, tanda petik di depan angka adalah untuk membuat angka tersebut disimpan sebagai string/teks karena kolom nomor_induk tipe datanya char.
5. Setelah paste, masih dengan kondisi di blok, tekan CTRL + 1 (atau Format – Cells…), klik Text, kemudian OK.
   Langkah ini sekali lagi untuk memastikan bahwa data pada kolom nomor_induk adalah teks/string sesuai dengan permintaan PAS.(NIP.gif)
6. Next, kd_jenis_ketenagaan. Langkah saya;
• Blok semua baris milik guru
• Ketik ‘6 (petik satu dengan angka 6)
• Tekan Ctrl + ENTER
  Fungsi Ctrl + ENTER adalah untuk memberikan masukan yang sama pada cell-cell yang di blok, jadi gak usah ngetik berulang-ulang gitu loh. (jns_tenaga.gif)
• Ulangi untuk pegawai, namun dengan masukan ‘2 (jns_tenaga2.gif)
• Untuk kepala sekolah, ketik ‘1
7. Nama_pegawai, ya gampang, tinggal copy paste, beres
8. Inisial akan digunakan sebagai kode di Jadwal Pelajaran, jadi beberapa sekolah yang pernah saya temui memilih kode guru yang berupa angka karena memang selama ini pakai angka. So;
• Saya ketik ’01 pada baris pertama
• Ketik ’02 pada baris kedua
• Blok kedua baris tadi
• Double klik handle nya.
• Beres…(inisial.gif)
9. Kota_lahir, tinggal paste dari data_pegawai.xls. Apabila kota lahir adalah hasil dari suatu formula/fungsi, maka pastenya adalah Paste Special – Values (paste_city.gif)
10. Tanggal_lahir, juga sama tinggal copy paste.. Apabila tanggal ini juga hasil formula /fungsi, maka pastenya adalah Paste Special – Values and Number Formats.(paste_date.gif).
    Kemudian pastikan formatnya adalah mm/dd/yyyy dengan cara:
• Blok semua tanggal hingga ke bawah
• Tekan CTRL + 1 (atau Format – Cells…)
• Pilih Date, kemudian pilih yang bulan duluan dengan format mm/dd/yyyy (date_format.gif)
11. Kd_jenis_kelamin menginginkan masukan data angka berupa text juga. Nah, masalahnya di data_pegawai saya, jenis kelaminnya masih LK dan PR, nah supaya saya ndak ruwet, maka saya pake jurus berikut:
• Di data_pegawai, saya blok kolom jenis kelamin
• Saya tekan Ctrl + H
• Saya isikan Find What dengan LK
• Kemudian Replace With dengan 1
• Klik Replace All
• Setelah itu saya OK (replace_LK.gif)
• Find What saya isi dengan PR
• Dan Replace With dengan 2
• Klik Replace All lagi
• Klik OK
• Terus klik Close (replace_PR.gif)
• Setelah itu saya copy
• Paste di kolom kd_jenis_kelamin
• Tekan CTRL + 1
• Klik Text
  Ini akan membuat, semua isian di cell tersebut akan diperlakukan seperti Teks walaupun isinya adalah angka. Ini harus dilakukan karena kd_jenis_kelamin bertipe data char artinya bukan angka
• Klik OK (format_JK.gif)
12. Kd_gol_darah dan kd_agama, kurang lebih sama dengan kd_jenis_kelamin
13. Sedangkan untuk kd_status_nikah lebih mudah, N untuk yang menikah dan seterusnya
14. Alamat juga tinggal copy paste
15. Sedangkan untuk 3 kolom terakhir boleh diisi apabila ada datanya.
16. Cek, semua data pada KOLOM MERAH harus terisi
17. Hasil akhir, kurang lebih seperti ini.(final_screen.gif)
18. Berikutnya, kita akan hilangkan header nya, karena kalu tidak, maka dianggap data pertama.
1. Blok baris 1 dan 2
2. Klik kanan kemudian Delete
3. Beres (remove_header.gif)
19. Untuk backup,tekan tombol F12(Save As…) save di tempat lain dengan cara normal sebagai file Excel
20. Untuk import, file harus dalam bentuk CSV (comma separated values). Caranya sbb:
• TEkan tombol F12
• Ganti lokasi ke My Documents (atau dimanapun, asal bisa diambil lagi)
• Nama file biarkan apa adanya
• Files of type ganti dengan CSV (MS-DOS) (save_as.gif)
21. Tutup File 01_biodata_pegawai, jawab semua kotak dialog dengan Yes dan/atau OK
22. Buka modul PAS-Import (pas_import.gif)
23. Masukkan user name n password nya (defaultnya si user name: pas kemudian password :sma)
24. Klik tombol sebelah kanan File
25. Kemudian cari file 01_biodata_pegawai di My Documents (file_csv.gif)
26. Next, klik tombol Import to… sebelah kanan atas
27. Kita pilih table yang sesuai, untuk saat ini klik 05 Kepegawaian lalu pilih 01 Biodata Pegawai
28. Klik Import (importing.gif)
29. Kalo sukses, muncul jendela Data selesai di import… (import_finish.gif) klik Keluar
30. kalo ndak muncul jendela sukses?...ya berarti gagal, tutup import buka file 01_biodata_pegawai yang berformat Excel (step no 21)
31. Periksa kelengkapan datanya, kemudian ulangi mulai langkah 20
32. Untuk check, buka 11 PAS-SMA
33. Buka modul nomor 3.1.1. Data Awal Guru (teachers_list.gif)

Beres n Gutlak

Download Screenshots here:

Update PAS

Versi berapakah PAS Anda? Anda dapat melihatnya di Help – About ketika masuk ke PAS modul apapun. Punya saya versi 4.011. Seperti screenshot yang saya sertakan (version.gif).

Nah bagaimana kalau Anda punya PAS yang lebih tua? Ya harus di patch, dibawah saya sediakan link untuk download PATCH nya mulai dari versi 4.001 – 4.013. Trus, bagaimana kalo PAS nya lebih tua dari 4.000? Simpel saja, ambil semua data dari PAS untuk disimpan di Excel per table (lihat cara Extract data dari PAS), kemudian Uninstall PAS nya, Install yang lebih (paling) baru, import lagi, beres.

Kalo memang ndak mau repot ya Install yang baru, Entry lagi J.

Ada dua hal yang harus dilakukan untuk meng-update PAS, yaitu Update Aplikasi dan Update Database. Kita mulai dari update APLIKASI dulu.

PAS saya 4.011, saya akan update ke 4.012, yang harus dilakukan adalah

1. Tutup aplikasi PAS
2. Double klik file Patch v4[1].011 to v4.012
3. Klik Lanjut
4. Kemudian akan muncul jendela yang memberitahukan perbaikan-perbaikan yang dilakukan pada versi yang akan ter-update. (version_update.gif)
5. KLik Lanjut
6. Jendela berikutnya, tentukan direktori Instalasi sesuai dengan instalasi awal
7. Klik Lanjut
8. Tunggu hingga proses selesai

Langkah 1-8 akan diulangi untuk Patch v4[1].012 to v4.013 begitu seterusnya.

Kemudian untuk Update database nya adalah sebagai berikut.

1. Tutup PAS
2. (Saran) saya extract isi file DB v4.012.zip ke drive D: (atau dimanapun asal tidak di dalam folder, percayalah, Anda akan berterima kasih…hehehe)
3. Kemudian klik Start – Run… ketikkan CMD kemudian OK (run.gif)
4. Setelah muncul jendela Command Prompt, ketikkan perintah berikut (harap sesuaikan dengan folder Instalasi PAS Anda, punya saya di drive D):
   cd “D:\>DEPDIKNAS\Paket Aplikasi Sekolah - SMA\mysql-5.0.22\bin”
   (yup…sepanjang itu, ndak bisa disingkat, n ndak boleh salah 1 titik pun)
5. Ketik D: (apabila folder Depdiknas Anda di C, langkah ini bisa dilewati)
6. Hasilnya seperti pada gambar (bin_folder.gif)
7. Ketik perintah mysql –u root –p pas_sma
   ikuti dengan ENTER
   Perintah tersebut memiliki tiga parameter:
1. parameter “-u” untuk mengidentifikasi user dari database
2. parameter “-p” untuk mengidentifikasi password dari user
3. parameter “pas_sma” yaitu nama database tujuan yang akan diupdate
8. Apabila benar, maka Anda akan ditanya password, standar password adalah sma (enter_pass.gif)
9. Apabila benar, maka Anda akan dapat “Welcome … blab la bla..” dan mysql command prompt seperti berikut (mysql_comm.gif)
10. Ketik perintah berikut:
    \. D:\01 - __ver.sql
11. Kemudian ENTER, apabila benar, maka akan didapat tampilan berikut: (sql_comm1.gif)
    Maksud perintah diatas adalah:
1. \. Adalah perintah untuk mengeksekusi file SQL
2. D:\ adalah letak direktori atau folder tempat file berada (apabila berada di sub folder, harus diketik lengkap)
3. 01 - __ver.sql adalah nama file SQL yang akan dieksekusi
12. Lanjutkan dengan nama file kedua yaitu 02 – data_wilayah.sql, perintahnya
    \. D:\02 – data_wilayah.sql
13. Begitu pula ke 3 dst, usahakan untuk mengeksekusi berurutan (sql_final.gif)
14. Kemudian dilanjutkan dengan file-file yang ada di file DB v4.013.zip
15. Nah, setelah selesai semuanya (4.011 – 4.013 butuh waktu Cuma 10 menit). Silahkan buka PAS, lihat menu Help – About lagi, niscaya sudah ter update.(updated.gif)

Tips:
Pada Command Prompt, Anda dapat mengulang perintah sebelumnya dengan menekan tombol panah atas

OK, good luck

Download Screenshot disini:
Download Patch Database (4.001 - 4.013) disini:

Download Patch Aplikasi (4.001 - 4.013) disini:

Extract data dari PAS bagian 2

Kalau sebelumnya kita mengekstrak satu table keseluruhan, bagaimana kalau kita butuh data dari 2 tabel (atau lebih)? Misalnya, kita ingin menampilkan data calon siswa (table T_calon_siswa) dengan menampilkan sekolah asalnya (dari table t_asal_sekolah). Oke, here we go

Langkah awalnya sama, tapi…saya kasih lagi dah, toh Cuma copy-paste ^_^. Untuk file image nya, sudah jadi satu dengan topic Extract data dari PAS 1

Untuk Excel 2003

1. Buka Excel
2. Klik Data – Import External Data – New Database Query
3. Pilih pas_sma (cds.gif)
4. OK maka akan muncul daftar table

Untuk Excel 2007

1. Buka Excel
2. Klik menu Data
3. Klik From Other Resources pada ribbon (ext_source.gif)
4. Klik From Microsoft Query (cds.gif)
5. Pilih Pas_sma, OK maka akan muncul daftar table

Nah sekarang misalnya kita butuh No Pendaftarran, Nama Siswa, dan Asal sekolah maka langkahnya adalah;

1. Pada daftar table klik tanda + (plus) di sebelah kiri t_calon_siswa. (expand.gif)
2. Double klik NO_CALSIS
3. Double klik NM_SISWA (col_select1.gif)
4. Kemudian klik tanda + (plus) di sebelah kiri r_asal_sekolah.
5. Double klik NM_SEKOLAH (col_select2.gif)
6. Next
7. Untuk filter, tentu saja Anda bisa untuk memilih siswa dari sekolah mana saja yang ditampilkan. Namun, saya lebih suka menggunakan filter milik Excel untuk menyaring data saya. Klik Next disini. (filter1.gif)
8. Kemudian untuk Sorting, saya juga lebih memilih Sort berdasarkan NM_SEKOLAH, Next disini. (sort1.gif)
9. Finish (query.gif)
10. Kemudian Anda dapat menentukan dimana data hasil extract akan diletakkan, klik OK (import.gif)
11. Bweres….^_^ (finish2.gif)

Screenshot images:
http://rapidshare.com/files/174495616/Extract1n2.zip.html

Extract data dari PAS bagian 1

Salah satu kelebihan PAS adalah Anda dapat mengakses database PAS (pas_sma) dan menggunakannya untuk keperluan lain. Yang paling sering adalah bagaimana cara untuk mengambil data PAS ke Excel. Nah, kita akan coba.
Seperti biasa, file image dari screenshot tampilan layar saya zip dan download
Untuk Excel 2003

1. Buka Excel
2. Klik Data – Import External Data – New Database Query
3. Pilih pas_sma (cds.gif)
4. OK maka akan muncul daftar table

Untuk Excel 2007

1. Buka Excel
2. Klik menu Data
3. Klik From Other Resources pada ribbon (ext_source.gif)
4. Klik From Microsoft Query (cds.gif)
5. Pilih Pas_sma, OK maka akan muncul daftar table

Untuk menentukan table mana yang Anda inginkan, maka Anda perlu memperhatikan nama table tersebut;

• Tabel dengan prefix r_ adalah table referensi misalnya r_pangkat, biasanya table-table ini sudah ada isinya ketika diinstal, namun ada pula yang harus diisi oleh sekolah ketika pertama kali Install, contohnya table r _asal_sekolah yang berisi sekolah setingkat SMP asal siswa.
• Tabel dengan prefix t_ adalah table yang berisi data masukan. Data pokok siswa ada di t_siswa sedangkan guru dan pegawai ada di t_pegawai

Selanjutnya (Excel 2003 dan 2007):

1. Pilih table yang diinginkan, contoh r _asal_sekolah, klik panah kanan (>) (table_list.gif)
2. Klik Next
3. BErikutnya adalah jendela untuk memfilter data, disini Anda bisa menyaring data mana saja yang akan ditampilkan, klik Next (filter.gif)
4. Berikutnya Anda dapat memilih pengurutan berdasarkan filed tertentu, Next lagi (sort.gif)
5. Finish (query.gif)
6. Kemudian Anda dapat menentukan dimana data hasil extract akan diletakkan, klik OK (import.gif)
7. Beres, data siap digunakan (finish.gif)

Mempersiapkan data import

Saya akan mencoba berbagi bagaimana cara memisahkan data Tempat tgl lahir yang biasanya jadi satu. Memang sangat mungkin data yang dimiliki setiap sekolah berbeda. Tapi, strateginya pada intinya sama, yaitu:

• Mendapatkan tempat lahir dalam 1 cell saja, dan
• Mendapatkan tanggal dengan format mm/dd/yyyy

Anda bisa mencoba langkah-langkah berikut sebagai panduan, apabila masih mampet, silahkan hubungi saya lewat media apapun. Selamat mencoba.

1. PAstikan Regional Setting yang digunakan adalah English (United States). Cek di Control Panel – Regional and language options (Bisa dilihat pada image file: c-panel.gif)
2. Buka data mentah di Excel.(raw.gif)
3. Sasaran pertama adalah membuat data dua lajur menjadi 1 lajur. Yang diolah adalah nomor urut di sebelah kiri nama.
4. Karena jumlah total Guru dan Kepsek adalah 60, maka:
1. Baris kedua dari daftar pertama diberi fungsi =A10+60 (first_row.gif)
2. Kemudian dibawahnya (angka 2), kita ganti dengan fungsi =A10+1 sehingga tampilan akhir seperti gambar di bawah (first_col.gif)
3. Blok 2 fungsi tadi (angka 1 tidak ikut di blok), kemudian autofill hingga akhir daftar (autofill.gif)
4. Masih dengan kondisi di-blok, tekan Ctrl-C
5. Klik kanan di daerah yang di blok, Paste Special-Value (num_paste.gif)
6. Klik di sembarang angka di kolom A, kemudian klik icon Sort. Apabila masih gagal, coba dengan menu Data – Sort, urutkan Ascending pada kolom A (nomor Urut). Hasilnya seperti berikut (hasil_num.gif)
7. Blok mulai data lajur kedua pertama hingga terakhir.
8. Ctrl – X (num_cut.gif)
9. Klik di kolom kosong pertama di sebelah kanan sebaris dengan data pertama, ENTER atau Ctrl – V (move_2nd.gif)
5. Berikutnya adalah memisahkan Tempat lahir
1. Dikolom sebelah Tempat, Tgl lahir, ketik fungsi =LEFT(T10,FIND(",",T10)-1)
   (place_form.gif)
   Maksud dari fungsi diatas adalah mengambil semua teks sebelum karakter koma karena pemisahan tempat dan tanggal lahir menggunakan karakter koma.
   Fungsi LEFT digunakan untuk mengambil sejumlah karakter dari kiri, fungsi FIND digunakan untuk mencari string pada suatu teks,contohnya FIND(",",T10) adalah untuk menemukan posisi string koma (",") pada teks tempat tanggal lahir pada cell T10,karena kita hanya akan mengambil String Bandung dari Bandung, 9 September 1971 maka setelah menemukan string "," pada posisi ke 8 harus kita kurangi 1. sehingga gabungan rumusnya menjadi
   =LEFT(T10,FIND(",",T10)-1)
   
2. Auto fill hingga ke bawah
6. Berikutnya memisahkan tanggal (cara lambat, 4 fungsi, tapi mudah) dengan format mm/dd/yyyy
1. Di kolom berikutnya, ketik fungsi =MID(T10,FIND(",",T10)+2,2)
   (date_form.gif)
   Maksud dari fungsi diatas adalah mengambil tanggal saja karena tempat dan tanggal dipisahkan oleh koma kemudian spasi, maka kita perlu menambahkan angka 2 setelah fungsi FIND. Sedangkan untuk angka 2 terakhir karena tanggalnya diketik dalam format dd, jadi kita mengambil 2 karakter
2. Auto fill hingga ke bawah
3. Kolom berikutnya, ketik fungsi =MID(T10,FIND("-",T10)+2,2)
   (month_form.gif)
   Maksud dari fungsi diatas adalah mengambil bulan saja karena tempat dan tanggal dipisahkan oleh minus kemudian spasi, maka kita perlu menambahkan angka 2 setelah fungsi FIND. Sedangkan untuk angka 2 terakhir karena tanggalnya diketik dalam format dd, jadi kita mengambil 2 karakter.
4. Auto fill hingga ke bawah
5. Kolom berikutnya =RIGHT(S10,4) untuk mengambil tahun.(year_form.gif)
6. Autofill ke bawah
7. Pada kolom berikutnya (insert column bila perlu) ketik fungsi =DATE(X10,W10,V10)
   (date_form.gif)
   Jadi deh J. Autofill ke bawah, Cek semua data.
7. Cara memisahkan tanggal (cara cepat, Cuma 1 fungsi tur mbingungi), dengan format mm/dd/yyyy
1. Setelah langkah no 5, simpan dan tutup Excel.
2. Ubah Regional Setting ke Indonesia
3. Buka Excel lagi,di kolom sebelah kanan Tempat lahir ketik fungsi =RIGHT(T10;14)
   Fungsi tersebut untuk mengambil tanggal saja (alt_date.gif)
4. Auto fill ke bawah
5. Dengan kondisi masih di blok, Ctrl-C
6. Klik kanan, Paste Special – Values (alt_date_val.gif)
7. Masih dengan kondisi di blok, tekan Ctrl – H
8. Pada Find what, ketik - (spasi minus spasi) karena tgl, bln, dan tahun dipisah dengan spasi dan minus.
9. Pada Replace with, ketik / (slash atawa garis miring)
10. Klik Replace All, OK (replace_date.gif)
11. Cek semua data, sapa tau ada yang meleset. Kondisi sekarang adalah Anda mendapatkan tanggal dengan format Indonesia.
12. Simpan dan tutup Excel
13. Ubah Regional Setting kembali ke English (United States)
14. Buka dokumen Anda kembali, niscaya Anda telah mendapatkan tanggal dengan format mm/dd/yyyy

Kumpulan file image nya bisa di download


Next time, import beneren