Import data ke PAS

Setelah mengalahkan penyakit malas yang luar biasa, akhirnya materi yang berikutnya bisa kelar. Oke, kali ini akan saya coba untuk menyajikan bagaimana cara import yang baik dan benar. Sekedar sharing, dulu ketika yang pakai PAS Cuma 2 orang (saya n P. Sukari, SMA Muhammadiyah 1 Gresik) Import menjadi sesuatu yang sacral, swusah bwanget, tapi Alhamdulillah seiring perjalanan waktu Import jadi enteng, gak lagi eksklusif. Kalo dulu aneh kalo sukses (saya sempet lompat2 di tengah keheningan malam ketika bisa ‘ngakali’ import), sekarang malah aneh kalo gagal import karena kalo emang dah bener jalannya Insya Allah sukses.

Seperti biasa, file kumpulan screenshot bisa didownload dari link di bawah.

Here we go…

Persiapan:

• Data pegawai mentah dari Excel, yang sudah dipisah per field (kalau ndak tau maksud saya, coba cek topic “Persiapan Data”), selanjutnya saya sebut ini data_pegawai.xls. Data ini harus meliputi semua guru, kepala sekolah, TU dan jajarannya, termasuk pegawai teknis)
• Pastikan Regional Setting yang digunakan adalah English (United States). Cek di Control Panel – Regional and Language options (Bisa dilihat pada image file: c-panel.gif)
• Kopi susu, yang gak terlalu manis (sori…just kidding J)

Lets start the game

1. File panduan import (template) bisa ditemukan di folder \DEPDIKNAS\Paket Aplikasi Sekolah - SMA\Import sesuai dengan folder instalasi PAS
2. Silahkan buka file 01_Biodata_pegawai.xls yang ada di folder \DEPDIKNAS\Paket Aplikasi Sekolah - SMA\Import \05_Kepegawaian
3. Kolom yang berwarna merah artinya TIDAK BOLEH KOSONG
4. Pertama, nomor_induk diisi dari NIP pada data_pegawai, silahkan copy dari sana kemudian paste di kolom nomor_induk. Kolom ini TIDAK BOLEH KOSONG jadi biarpun yang bersangkutan bukan PNS, maka silahkan diberi nomor induk honorer/pegawai tidak tetap. Misalnya ‘001001001, tanda petik di depan angka adalah untuk membuat angka tersebut disimpan sebagai string/teks karena kolom nomor_induk tipe datanya char.
5. Setelah paste, masih dengan kondisi di blok, tekan CTRL + 1 (atau Format – Cells…), klik Text, kemudian OK.
   Langkah ini sekali lagi untuk memastikan bahwa data pada kolom nomor_induk adalah teks/string sesuai dengan permintaan PAS.(NIP.gif)
6. Next, kd_jenis_ketenagaan. Langkah saya;
• Blok semua baris milik guru
• Ketik ‘6 (petik satu dengan angka 6)
• Tekan Ctrl + ENTER
  Fungsi Ctrl + ENTER adalah untuk memberikan masukan yang sama pada cell-cell yang di blok, jadi gak usah ngetik berulang-ulang gitu loh. (jns_tenaga.gif)
• Ulangi untuk pegawai, namun dengan masukan ‘2 (jns_tenaga2.gif)
• Untuk kepala sekolah, ketik ‘1
7. Nama_pegawai, ya gampang, tinggal copy paste, beres
8. Inisial akan digunakan sebagai kode di Jadwal Pelajaran, jadi beberapa sekolah yang pernah saya temui memilih kode guru yang berupa angka karena memang selama ini pakai angka. So;
• Saya ketik ’01 pada baris pertama
• Ketik ’02 pada baris kedua
• Blok kedua baris tadi
• Double klik handle nya.
• Beres…(inisial.gif)
9. Kota_lahir, tinggal paste dari data_pegawai.xls. Apabila kota lahir adalah hasil dari suatu formula/fungsi, maka pastenya adalah Paste Special – Values (paste_city.gif)
10. Tanggal_lahir, juga sama tinggal copy paste.. Apabila tanggal ini juga hasil formula /fungsi, maka pastenya adalah Paste Special – Values and Number Formats.(paste_date.gif).
    Kemudian pastikan formatnya adalah mm/dd/yyyy dengan cara:
• Blok semua tanggal hingga ke bawah
• Tekan CTRL + 1 (atau Format – Cells…)
• Pilih Date, kemudian pilih yang bulan duluan dengan format mm/dd/yyyy (date_format.gif)
11. Kd_jenis_kelamin menginginkan masukan data angka berupa text juga. Nah, masalahnya di data_pegawai saya, jenis kelaminnya masih LK dan PR, nah supaya saya ndak ruwet, maka saya pake jurus berikut:
• Di data_pegawai, saya blok kolom jenis kelamin
• Saya tekan Ctrl + H
• Saya isikan Find What dengan LK
• Kemudian Replace With dengan 1
• Klik Replace All
• Setelah itu saya OK (replace_LK.gif)
• Find What saya isi dengan PR
• Dan Replace With dengan 2
• Klik Replace All lagi
• Klik OK
• Terus klik Close (replace_PR.gif)
• Setelah itu saya copy
• Paste di kolom kd_jenis_kelamin
• Tekan CTRL + 1
• Klik Text
  Ini akan membuat, semua isian di cell tersebut akan diperlakukan seperti Teks walaupun isinya adalah angka. Ini harus dilakukan karena kd_jenis_kelamin bertipe data char artinya bukan angka
• Klik OK (format_JK.gif)
12. Kd_gol_darah dan kd_agama, kurang lebih sama dengan kd_jenis_kelamin
13. Sedangkan untuk kd_status_nikah lebih mudah, N untuk yang menikah dan seterusnya
14. Alamat juga tinggal copy paste
15. Sedangkan untuk 3 kolom terakhir boleh diisi apabila ada datanya.
16. Cek, semua data pada KOLOM MERAH harus terisi
17. Hasil akhir, kurang lebih seperti ini.(final_screen.gif)
18. Berikutnya, kita akan hilangkan header nya, karena kalu tidak, maka dianggap data pertama.
1. Blok baris 1 dan 2
2. Klik kanan kemudian Delete
3. Beres (remove_header.gif)
19. Untuk backup,tekan tombol F12(Save As…) save di tempat lain dengan cara normal sebagai file Excel
20. Untuk import, file harus dalam bentuk CSV (comma separated values). Caranya sbb:
• TEkan tombol F12
• Ganti lokasi ke My Documents (atau dimanapun, asal bisa diambil lagi)
• Nama file biarkan apa adanya
• Files of type ganti dengan CSV (MS-DOS) (save_as.gif)
21. Tutup File 01_biodata_pegawai, jawab semua kotak dialog dengan Yes dan/atau OK
22. Buka modul PAS-Import (pas_import.gif)
23. Masukkan user name n password nya (defaultnya si user name: pas kemudian password :sma)
24. Klik tombol sebelah kanan File
25. Kemudian cari file 01_biodata_pegawai di My Documents (file_csv.gif)
26. Next, klik tombol Import to… sebelah kanan atas
27. Kita pilih table yang sesuai, untuk saat ini klik 05 Kepegawaian lalu pilih 01 Biodata Pegawai
28. Klik Import (importing.gif)
29. Kalo sukses, muncul jendela Data selesai di import… (import_finish.gif) klik Keluar
30. kalo ndak muncul jendela sukses?...ya berarti gagal, tutup import buka file 01_biodata_pegawai yang berformat Excel (step no 21)
31. Periksa kelengkapan datanya, kemudian ulangi mulai langkah 20
32. Untuk check, buka 11 PAS-SMA
33. Buka modul nomor 3.1.1. Data Awal Guru (teachers_list.gif)

Beres n Gutlak

Download Screenshots here: