Mission 3: Import Siswa

Pertama Mohon maaf, saya baru saja nemu cara buat ngontrol comments, jadi kalo kemaren2 ada comment yang belum saya bales, saya mohon maaf. Tapi sekarang saya dah nemu, jadi Insya Allah pasti di tanggapi, terima kasih
Nah sekarang untuk cara Import siswa, saya pake cara baru untuk menyampaikannya silahkan Bapak/Ibu donlot pdf nya aja langsung.
Here is the link and Gutlak
Download PDF file

Wassalam
Zee

Proses Siswa Baru Online dengan PAS

Alhamdulillah proses penerimaan siswa baru online yang saya gunakan sebagai bahan praktek belajar AJAX dah kelar. Terima kasih banyak buat SMAN 3 Semarang (P. Soedjono) dan SMA YPHB Bogor (P. Tri) yang sudi mencobanya untuk tahun ajaran 2009-2010 melanjutkan kerjasama sebelumnya di bidang e-learning dan otomatisasi perpustakaan. Hal ini membuktikan bahwa untuk maju ndak perlu biaya banyak, seperti halnya PAS, elearning site(moodle.org) dan perpustakaannya(otomigen.x) menggunakan OpenSource.
Berikut link untuk ke situs sekolah dan sub domainnya:
SMA Negeri 3 Semarang:
Website sekolah: www.sman3-smg.sch.id
Perpustakaan : http://perpus.sman3-smg.com/
E-learning: http://elearning.sman3-smg.com/
Penerimaan Peserta Didik : http://ppd.sman3-smg.com/
SMA YPHB Bogor:
Website sekolah: www.smayphb.sch.id
Perpustakaan : http://perpus.smayphb.com/
E-learning: http://class.smayphb.com/
Penerimaan Peserta Didik : http://psb.smayphb.com/

Congratulation and Good Luck

Dari SMAn 1 Padang

Hari ini dapet email dari PAdang, karena berisi pertanyaan yang krusial maka saya post disini. Jawaban saya dengan font color merah
Silahkan download dokumennya disini

Mission 2: PSB

Bukannya males untuk nambahi blog, cuma saya emang lagi belajar lebih dalem tentang AJAX dan turunannya. Terkesima dengan bagaimana Google menjalankan tugasnya. Saya kok pengen belajar lagi, jadinya...yah agak sibuk...
Nah...beberapa waktu yang lalu, saya ke SMA Negeri 1 Kebumen, yang ternyata sudah lompat melewati bayangan saya...salut buat P. Wahyudi dan team. NDilalah kok, kemaren P. Wahyudi nges-m-s saya kalo PSB nya mau dimulai MAret ini...
Ok, ndak masalah, sekarang saya mau kasih langkah2 untuk menjalankan PSB dengan PAS.
Perlu diketahui, bahwa secara ini blog saya, ya pake cara saya, tapi Insya Allah gak meleset dari apa yang digariskan oleh yang bikin (baca: Mas Winny dkk). PAS saya adalah PAS 4.013

Screenshot bisa di download disini

Ok, bring it on!
Mempertimbangkan:
Ada 2 garis besar yang harus diputuskan sebelum memulai PSB dengan PAS

1. Full PAS: Artinya, semua proses ditangani PAS, mulai dari pendaftaran, hingga daftar ulang.
• Pros:
1. Proses entry hanya 1 kali, langsung di PAS
2. Tidak ribet
3. SMS Gateway dapat berfungsi maksimal karena calon siswa yang diterima maupun engga tetep dapat dilayani
4. Report yang dihasilkan lebih lengkap
• Cons:
1. Ada proses tambahan (i.e: sortir asal sekolah)
2. Data siswa tidak diterima juga disimpan oleh PAS
3. Lebih banyak entry
2. Semi PAS: Perbedaannya adalah, PAS memproses HASIL siswa yang diterima saja, pros dan cons nya, tinggal dibalik dengan yang Full PAS. Secara pribadi, saya lebih suka yang Full, yang semi mah, kalo Importnya ndak oke, will cause a worse pain in the a**.

Mempersiapkan:

Langkah yang akan saya paparkan disini adalah langkah dengan asumsi:

1. Tahun ajaran dan tahun anggaran 2008 – 2009 sudah ditutup (pengguna lama)

2. Data referensi sudah diisi (pengguna baru)

Step by step

1. Masuk ke PAS (saya biasa menggunakan 11 PAS-SMA)

2. Pilih Tahun ajaran 2009 – 2010 Semester I

3. Buat formulir Pendaftaran dengan mencetak menu 99.1.3.4 (form.gif) Kemudian gandakan….

4. Klik menu 4.1

a. Rencana penerimaan adalah jumlah maksimal siswa yang akan diterima

b. Passing Grade adalah nilai minimal yang akan diterima. Apabila sekolah hanya melihat NUN SMP sebagai tolok ukur, maka tidak ada masalah. Namun ada beberapa sekolah menggunakan ujian masuk disamping NEM SMP, maka saran saya menggunakan suatu formula misalnya ((3*NUN)+(2*test))/5, dan nilai minimal yang dapat diterima dari formula tersebut dimasukkan di kolom Passing Grade

c. Save (kapasitas.gif)

d. Close

PELAKSANAAN

Apabila ingin Full PAS, maka computer yang digunakan minimal adalah 2 komputer. 1 komputer untuk memasukkan Data Asal Sekolah siswa luar kab/kota sedangkan yang satunya untuk Pendaftaran Siswa. Apabila komputernya lebih dari 2, Komputer untuk Entry Data Asal Sekolah tetep 1 komputer saja (1 referensi tidak boleh dientry rame-rame).

Flow chart PSB dengan PAS (versi Saya): (flowchart.gif)

5. Data Asal Sekolah (1.2.3.1) (hanya bila asal sekolah calon siswa di luar Kab/Kota)

a. Klik Tidak Diketahui, klik Area bawah, Klik Yes (add_asal.gif)

b. Isikan data asal sekolah siswa. (asal_sklh.gif)

c. Klik Insert untuk menambahkan sekolah luar kab/kota lain

d. Simpan

e. Close

6. Pendaftaran Calon Siswa (4.2) (PERHATIKAN LANGKAHNYA) pendaftaran.gif

a. Klik Data Calon Siswa, Yes

b. Isikan data Calon Siswa

c. Simpan

d. Klik area biru Data Ayah (atau yang sesuai)

e. Isikan Data Ayah Calon siswa

f. Simpan

g. Klik Area Data Calon Siswa

h. Close bila selesai Atau Klik Insert untuk Calon Siswa Berikutnya

7. Entry Hasil Test (4.3) digunakan untuk mengisi nilai untuk dibandingkan dengan Passing Grade. Secara default yang dimunculkan adalah nilai NUN. Apabila sekolah mengadakan test masuk, maka yang dimasukkan disini adalah nilai hasil test, namun juga akan mngubah NUN. (test.gif)
Simpan bila selesai mengentry nilai

8. Seleksi Calon Siswa (4.4) digunakan untuk mlihat siswa yang berada di atas dan bawah passing grade. Pemilihan opsi PSB Kendali mutu akan membuat Passing Grade (PG) disesuaikan. Contoh kasus, PG awal adalah 23 dari 3 org pendaftar, masing2 Nilainya adalah 28,26,dan 21. Pemilihan opsi PSB Kendali mutu akan membuat PG menjadi 26 (seleksi_yes.gif). Apabila tidak dipilih, maka PG akan turun menjadi Nilai terendah setelah rencana penerimaan terpenuhi. (seleksi_no.gif)
Klik tombol KRITERIA PENERIMAAN SISWA BARU DITUTUP, klik Yes, kemudian Yes lagi à Save à Close

9. Pendaftaran Ulang (4.5) digunakan sebagai langkah terakhir PSB sebelum masuk ke daftar siswa. Siswa diatas maupun dibawah passing grade tetap bisa diterima, dengan cara member tanda cek di sebelah kanan namanya. Atau, silahkan klik tombol Berikan Semua Tanda yang ada di bawah daftar nama. (daftar_ulang.gif). Kemudian Save.
Setelah itu, klik tombol Pendaftaran Ulang Ditutup à Yes à Yes à Save à Close

10. Laporan – Laporan yang bisa dicetak ada di menu 4.6

11. Untuk melihat daftar siswa yang sudah masuk, klik di menu 5.1.1 (daftar_siswa.gif)

12. Penentuan Kelas Siswa Baru (6.1.2) hanya bisa dilaksanakan bila menu 1.3.1.2 (1312.gif) dan 1.3.1.5 (1315.gif) sudah dilakukan.

a. Klik menu 6.1.2

b. Pilih Wali Kelas untuk per siswa (class.gif)

c. Bila sudah klik Penentuan Kelas Selesai à Yes à Yes

d. Close

13. Cek di 5.3.1 untuk hasilnya (siswa.gif)

14. Penentuan NIS (6.1.5) dapat dilakukan dengan mengurutkan secara otomatis. Masukkan NIS terkecil di siswa teratas. Kemudian klik urutkan (nis.gif), Save, Close

15. Sampai disini, menu cetak 6.3.1 dan 6.3.2 bisa dicetak. Termasuk administrasi yang lain.

16. Fiuh….Alhamdulillah kelar

17. Untuk PSB Online…tunggu aja…Insya Allah dalam waktu dekat

Wassalam

PAS SMAN 3 Semarang

Perjalanan tugas ke Semarang bener-bener mengesankan, ya orangnya ya kutonya. Nyesel juga kenapa gak bisa lama buat jalan2 karena ada hal mendesak lain di jakarta. Sayang sekali saya ndak bisa posting hasil dari 4 hari itu karena menurut saya swangat-swangat lengkap karena semua bagian (kesiswaan, kepegawaian, keuangan, dan inventaris) semua ditangani PAS. Salut deh...secara pribadi saya ucapkan selamat n salut pada Pak Soedjono, Pak Agus, Pak Tarman, Mas Eko, Mas Hari, dan yang lain. Begitu semangat sampe rela antri nanya, huehehehe.
N selamat juga dah punya Perpus Online di http://www.sman3-smg.sch.id/perpus, semoga tetap bermanfaat.
Nah Sekarang...back to training...apakah step yang mesti dilakukan saat BIntek?
Di SMA 3 Semarang, kami ambil langkah sbb:
Hari 1,

1. Persiapan data import meliputi data pegawai (file import kepegawaian 01,02,04,05)
2. Persiapan data import kesiswaan kelas XII (file import Kesiswaan 01)
3. Bagian Sarana mengisi menu Fasilitas Sekolah (menu 2.2 Saldo Awal, dan menu 2.3)
   
4. Bagian Keuangan mengisi menu Keuangan Sekolah (menu 1.2.6, 8.1 dan 8.2)
5. Akademik mengisi referensi sekolah (menu 1.2.1, dan menu 1.3.1 kecuali Rombel

Hari 2

1. Persiapan Data import kelas XI
2. Bagian sarana melengkapi data fasilitas sekolah
3. Import data kelas XI dan XII
   

Hari 3

1. Semua bagian mulai training untuk operasional PAS
2. Akademik meneruskan menu Referensi Periodikal

Hari 4

1. Upload Foto
2. Instalasi setiap komputer di ruangan client

Nah, mungkin setiap instruktur beda cara, tapi karena ini blog saya, yaaaaa saya pake cara saya.Hehehe, gutlak everybody
Wassalam

PAS Mission 1: Data Pegawai

Banyak orang bilang kalo ide hebat kadang muncul saat kita bertapa di kamar mandi. Saya ndak bilang ide saya hebat, tapi ide ini memang keluar pas saya di kamar mandi. Hehehe…

Oke, apa idenya, saya akan coba memulai membangun PAS dari awal, tapi perlu diingat, bahwa semua yang saya jabarkan disini adalah pokok-pokok atawa topic-topik krusial saja yang memang perlu perhatian khusus (sekali lagi, topic krusial dan perlu perhatian khusus). Topik yang tidak dibahas disini BUKAN BERARTI BOLEH DILEWATI, tetap harus dilaksanakan seperti biasanya.

Screenshot ada disini:

Target saya, kalau Bapak/Ibu ikuti post saya mulai yang ini Insya Allah lancer dunia akhirat nikmat tiada tara. Oke, here we go.

Tujuan:

• Melengkapi/memunculkan data pegawai

Syarat:

• Data Dasar Pegawai (modul 3.1.1 dan 3.1.2) sudah diisi atau diimpor (cek topic Import data ke PAS)
• Regional Setting ke English (United States)

Masalah:

• Setelah diimpor atau dientri data dasar nya, daftar Guru tidak muncul di Daftar Guru dan pegawai (modul 3.3.1 dan 3.3.3)

Sebab Masalah:

• Datanya kurang, Bapak/Ibu harus isikan minimal Riwayat Pangkat dan Riwayat Jabatan di modul Data Awal Guru dan Pegawai (modul 3.1.1 dan 3.1.2)

Solusi Dasar: Ya entri satu-satu atau one by one atawa siji siji

Solusi Cepat?.....IMPORT! Caranya….(eng…ing…eng…)

1. Buka file 04_Riwayat_Pangkat dan data_pegawai sekolah Bapak/Ibu (selanjutnya saya sebut data_pegawai.xls)
2. Kolom pertama ada kolom nip smallint, AWAS! Yang dimasukkan disitu BUKAN NIP YANG 130…, tetapi harus diambil dari table pas yaitu t_pegawai.
1. Buka Sheet 2 di 04_Riwayat_Pangkat (sheet2.gif)
2. Import kolom nip dan nama dari t_pegawai (cek Extract data dari PAS) (nip_name.gif)
3. Hasilnya seperti ini (nip_name_extracted.gif)
4. Copy kolom NIP (angkanya saja) Sheet2 ke kolom nip di Sheet1 (moving_nip.gif)
5. Supaya Anda ndak bingung, sisipkan 1 kolom sebelah kanan kolom nip. (klik kanan huruf B, kemudian klik Insert (insert_column.gif)) Kemudian copy paste kolom NM_PEGAWAI dari Sheet2 ke kolom B di Sheet1 (moving_name.gif)
3. Berikutnya no_urut, apakah ini? Nomor urut ini adalah nomor urut SK kenaikan pangkat yang didapat.
   Contoh: Dra. YAYU YULIATI mempunyai pangkat/gol IV/A. Ketika beliau diangkat dulu, berpangkat (misal) III/A, maka no_urut beliau adalah
• No_urut 1 berisi data SK Pengangkatan PNS (III/A)
• No_urut 2 SK Naik Pangkat (III/B)
• No_urut 3 SK Naik Pangkat (III/c)
• No_urut 4 SK Naik Pangkat (III/d)
• No_urut 5 SK Naik Pangkat (IV/A) (mohon maaf kalo urutannya salah, karena saya bukan PNS, jadi ndak tau)
1. Sehingga nip 1 (Dra. YAYU YULIATI) berulang 5 kali dengan no_urut 1 – 5,caranya:
• Blok 4 baris dibawah nip 1
• Klik kanan, pilih Insert (insert_rows.gif)
• Copy isi baris 1 kebawah.
• Ulangi untuk setiap pegawai sesuai dengan keadaan, 5 guru pertama,sebagai contoh akan tampil seperti gambar (no_urut.gif). Beberapa sekolah hanya memasukkan SK Pangkat terakhir sehingga no_urut nya 1 semua (no_urut_alt.gif). Tinggal pilih, pingin lengkap atau pingin gak repot ^_^.
4. Kd_status_pegawai isikan ‘1 untuk PNS dan ‘2 untuk Non-PNS (tau cara cepatnya kan?^_^)
5. Kd_pangkat isikan sesuai dengan pangkatnya, ingat, karena tipe data char, tambahkan tanda petik satu (‘ apostrophe) didepan angkan, contoh: ’31 untuk pangkat III/A dan ’91 untuk semua NON-PNS
6. No_sk juga diisi seperti apa adanya, tidak ada masalah disini (berhubung saya ndak ada datanya, pake jurus Ngawuriyah ajah,dilarang meniru)
7. Tanggal_sk diisi dengan format mm/dd/yyyy
8. Tmt_sk diisi dengan format mm/dd/yyyy (kalo lupa, coba cek di topic Import data ke PAS)
9. Hapus header judulnya pada baris 1 dan 2 (remove_header.gif)
10. Hapus kolom nama (atawa kolom B) (remove_name.gif)
11. Hasil akhir kurang lebih seperti ini (final.gif)
12. Tekan F12, Simpan di tempat lain untuk backup
13. Tekan F12, Simpan lagi dengan type CSV(MS-DOS) (csv_save.gif)
14. Tutup Excel, jawab semua petanyaan dengan Yes atau OK
15. Buka PAS-IMPORT (pas_import.gif)
16. Masukkan Username dan Password
17. Klik tombol sebelah kanan File
18. Kemudian cari file 04_Riwayat_pangkat di My Documents (file_csv.gif)
19. Next, klik tombol Import to… sebelah kanan atas
20. Kita pilih table yang sesuai, untuk saat ini klik 05 Kepegawaian lalu pilih 04 Riwayat Pangkat
21. Klik Import (importing.gif)
22. Kalo sukses, muncul jendela Data selesai di import… (import_finish.gif) klik Keluar
23. Ulangi untuk 05 Riwayat Jabatan
24. Kalo sudah semua, cek (modul 3.3.1 dan 3.3.3) untuk lihat hasilnya (hasil.gif)

Apa yang harus disiapkan sebelum BINTEK-PAS?

 
Hari ini, saya ditelepon SMA Negeri 1 Kebumen. Beliau minta saya memberi BINTEK-PAS disana. Bagusnya, seperti biasa pertanyaan yang saya nanti selalu berulang setiap kali Bintek akan dimulai. Terus terang saja, ketidak siapan sekolah akan data sangat mempengaruhi kelancaran BINTEK.
Nah, supaya lancer maka silahkan dicek daftar berikut sebelum sekolah Anda didatangi/mendatangkan personal untuk BINTEK. Segala data ini wajib ada kecuali kalau dibilang optional (disediakan bila ada).

Data yang dibutuhkan saat BINTEK

1. Kalender Akademik
   
2. Jadwal Pelajaran
   
3. Daftar Asal SMP pendaftar dari luar kab/kota (luar propinsi dan luar negeri juga termasuk, disiapkan hanya bila ada siswa yang berasal dari luar kab/kota)
   
4. Daftar Asal SMA siswa pindahan dari luar kab/kota (optional)
   
5. Kurikulum MULOK (optional)
   
6. Sanksi pelanggaran siswa(optional)
   
7. Data ruangan sekolah (termasuk luas dan kapasitas)
   
8. Data identitas Sekolah (awal berdiri, kegiatan, dan saldo awal)
   
9. Jenis Pembayaran Siswa (misalnya SPP, Iuran Internet,dll)
   
10. Data profil Kepsek, Guru, dan Pegawai (plus foto format JPG yang sudah diberi nama file sesuai dengan NIP, misalnya 131001009.jpg)
    
11. Riwayat pangkat dan jabatan Kepsek, Guru, dan Pegawai (termasuk Tgl, no SK, TMT, dan sejenisnya, biasanya sudah dalam bentuk file Excel)
    
12. SK sekolah
    
13. Data lengkap SISWA (minimal 1 angkatan, termasuk NEM SMP bila ada)
    
14. Daftar Absensi dan wali kelas
    
15. Nilai Semester terakhir
    
16. Mata Anggaran Keuangan sekolah (optional)
    
17. Pengeluaran dan Pemasukan sekolah (optional)
    

Data yang dibutuhkan PAS tetapi harus ditambahkan setelah BINTEK

1. Properti tanah sekolah
   
2. Perlengkapan/Inventaris sekolah (computer, mesin ketik, dsj)
   
3. Data pemakaian/rekening listrik
   
4. Jumlah buku
   
5. Alat-alat pendukung pengajaran
   
6. Data penataran yang pernah diikuti Guru/Pegawai(optional)
   
7. Data keluarga Kepsek, Guru, dan Pegawai
   
8. Data riwayat Pendidikan Kepsek, Guru, dan Pegawai
   
9. Data penataran Kepsek, Guru, dan Pegawai (optional)
   
10. Riwayat Mengajar Kepsek dan Guru (mengajar pelajaran apa dan mulai tahun berapa)
    
11. Data kebutuhan Guru
    

Mungkin ada yang kurang yah? Tetapi kalau untuk saya ya itulah daftar data yang mesti ada. Kalo data-data tersebut ada, pasti Nikmat tiada tara, karena pembangunan data PAS, bisa wez, wez, wez
Selamat ber BINTEK